Regulamin świadczenia usług Rent Car Manager
Wersja: 2026-10-26-v1
SHA-256 treści: 8f690c122ea1da3ee311f90a3db624e2e188c78cb37df8073e38f88c269a5d50

Wersja dokumentu: 2026-10-26-v1

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG RENT CAR MANAGER
Wersja: 2026-10-v2 | Data opracowania: 26.10.2026
1. Usługodawca i przeznaczenie aplikacji
1.1. Usługodawcą jest Adam Fizek prowadzący działalność gospodarczą pod firmą RiF Robotyka Adam Fizek, Mnich, ul. Wojska Polskiego 36, 43-520 Chybie, NIP 5482437524, REGON 240912880. Kontakt w sprawie usługi, reklamacji, zakończenia umowy i ochrony danych: biuro@321strona.pl, tel. 573 243 328. Adres do korespondencji jest taki sam jak powyżej.
1.2. Rent Car Manager jest aplikacją internetową do obsługi wypożyczalni pojazdów, dostępną pod adresem https://321strona.pl/wypozyczalnia/. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców prowadzących lub planujących prowadzenie działalności w zakresie wynajmu pojazdów. Aplikacja nie jest przeznaczona do użytku prywatnego.
1.3. Klientem jest podmiot wskazany w formularzu rejestracji, działający osobiście albo przez upoważnionego przedstawiciela. Użytkownikiem jest osoba, której Klient nadał dostęp do swojego konta.
1.4. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z aplikacji. Status prawny konsumenta lub przedsiębiorcy na prawach konsumenta (jeśli dotyczy) wynika bezpośrednio z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Zakres usługi
2.1. Usługa obejmuje dostęp do standardowych funkcji wybranego pakietu, utrzymanie aplikacji na serwerze, aktualizacje, usuwanie błędów, kopie zapasowe oraz podstawowe wsparcie techniczne.
2.2. Aplikacja służy w szczególności do ewidencji pojazdów i klientów, prowadzenia kalendarza rezerwacji, wydań i zwrotów, obsługi serwisu, rozliczeń wynajmu i kaucji oraz generowania dokumentacji stanu pojazdu. Zakres funkcji zależy od wybranego pakietu.
2.3. Usługodawca nie jest stroną umów najmu zawieranych przez Klienta. Klient samodzielnie weryfikuje wprowadzane dane, treść dokumentów, stawki oraz dba o zgodne z prawem przetwarzanie danych swoich klientów i pracowników.
2.4. Samodzielna rejestracja jest bezpłatna. Usługi dodatkowe – takie jak odpłatne wdrożenie, indywidualne szkolenia, wprowadzanie danych czy personalizacja dokumentów – nie są zawarte w podstawowej rejestracji, jednak Klient może wybrać opcję wdrożenia jako dodatkową opcję płatną już na etapie rejestracji lub zamówić te usługi odrębnie w późniejszym terminie. 
2.5. Integracje zewnętrzne (np. SMSAPI, YouTube) działają w ramach dostępnych konfiguracji. Koszty dodatkowe (np. wysyłka SMS) są przedstawiane do akceptacji przed ich poniesieniem.
3. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo
3.1. Do korzystania z aplikacji wymagane jest urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript i protokół HTTPS oraz aktywny adres e-mail. Podgląd i wydruk dokumentów wymaga obsługi formatu PDF.
3.2. Klient ponosi odpowiedzialność za własne urządzenia oraz bezpieczeństwo danych logowania, w tym poufność haseł. Klient zobowiązany jest do niezwłocznego odebrania dostępu użytkownikom, którzy utracili upoważnienie.
3.3. Zabronione jest wprowadzanie treści bezprawnych, naruszanie praw osób trzecich, podejmowanie prób obejścia zabezpieczeń aplikacji oraz próby dostępu do danych innych klientów.
4. Rejestracja i zawarcie umowy
4.1. Rejestracja następuje po podaniu wymaganych danych w formularzu oraz zaakceptowaniu regulaminu, polityki prywatności i umowy powierzenia przetwarzania danych.
4.2. Na wskazany adres e-mail wysyłany jest link aktywacyjny ważny przez 24 godziny. Po jego kliknięciu i ustaleniu hasła dochodzi do zawarcia umowy oraz uruchomienia darmowego okresu próbnego.
4.3. Jeden adres e-mail może służyć do założenia jednego konta Klienta. Adres e-mail stanowi login do systemu.
5. Okres próbny, pakiety, płatności i odnowienie
5.1. Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni od aktywacji konta. Próba nie przechodzi automatycznie w płatną usługę i nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami finansowymi.
5.2. Pakiety uzależnione są od limitu pojazdów (np. 10, 30, 50, 100 lub 200 pojazdów). Osiągnięcie limitu blokuje dodawanie kolejnych pojazdów do momentu zmiany pakietu.
5.3. Abonament opłacany jest z góry za wybrany okres (1 miesiąc lub 12 miesięcy) za pośrednictwem operatora płatności online (Autopay S.A.). Usługodawca nie pobiera automatycznie opłat z karty ani konta Klienta.
5.4. Umowa zawierana jest na czas określony (okres opłaconego abonamentu). Usługa nie odnawia się automatycznie – kontynuacja wymaga złożenia nowego zamówienia i opłacenia kolejnego okresu.
5.5. Zasada braku zwrotu opłat przy wcześniejszej rezygnacji: Abonament uiszczany jest z góry za cały wybrany okres rozliczeniowy (w szczególności za okres roczny) w celu uzyskania preferencyjnych warunków cenowych. W przypadku dobrowolnej rezygnacji, wcześniejszego rozwiązania umowy przez Klienta, żądania przeniesienia danych lub zamknięcia konta przed upływem opłaconego okresu, uiszczona opłata abonamentowa nie podlega zwrotowi (w całości ani w części proporcjonalnej pro rata temporis).
5.6. Jeżeli umowa zostanie rozwiązana przed czasem z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, Usługodawca zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres w terminie 14 dni.
5A. Płatność odroczona (indywidualne rozliczenia)
5A.1. W indywidualnie uzgodnionych przypadkach Usługodawca może dopuścić rozliczenie na podstawie faktury z odroczonym terminem płatności (np. 7 dni).
5A.2. W przypadku opóźnienia w zapłacie przekraczającego 14 dni, Usługodawca może wezwać Klienta do zapłaty, a po bezskutecznym upływie dodatkowego 3-dniowego terminu – ograniczyć dostęp do aplikacji.
5A.3. Przywrócenie dostępu następuje po uregulowaniu zaległości, odsetek oraz opłaty reaktywacyjnej w wysokości 100 zł netto (123 zł brutto), o ile została ona wcześniej zaakceptowana.
6. Utrzymanie, wsparcie i reklamacje
6.1. Usługodawca utrzymuje aplikację z należytą starannością. Standardowe prace konserwacyjne i aktualizacje mogą być przeprowadzane w godzinach nocnych (22:00–06:00 czasu polskiego).
6.2. Wsparcie techniczne realizowane jest za pośrednictwem adresu biuro@321strona.pl w dni robocze (poniedziałek–piątek). Standardowy czas odpowiedzi wynosi do 2–3 dni roboczych.
6.3. Reklamacje dotyczące działania aplikacji można zgłaszać drogą elektroniczną na adres biuro@321strona.pl. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
7. Prawa, poufność i odpowiedzialność
7.1. Prawa autorskie do aplikacji przysługują Usługodawcy. Klient otrzymuje niewyłączne prawo do korzystania z aplikacji na czas trwania umowy w ramach prowadzonej przez siebie działalności.
7.2. Klient zachowuje pełne prawa do wprowadzanych przez siebie danych i dokumentów. Usługodawca nie wykorzystuje danych biznesowych Klienta w celach marketingowych.
7.3. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy informacji poufnych uzyskanych w trakcie współpracy.
8. Zakończenie usługi i usunięcie danych
8.1. Dostęp do aplikacji wygasa z końcem opłaconego okresu abonamentowego. Wcześniejsze zamknięcie konta na żądanie Klienta wymaga przesłania oświadczenia na adres biuro@321strona.pl.
8.2. Przez 30 dni od zakończenia świadczenia usługi Klient ma prawo bezpłatnie pobrać lub zlecić zwrot swoich danych i plików. Wniosek należy przesłać na adres biuro@321strona.pl. Dane zwracane są w powszechnie używanych formatach.
8.3. Po upływie 30 dni od zakończenia usługi aktywne dane Klienta są trwale usuwane. Kopie zapasowe w systemach Usługodawcy są całkowicie kasowane najpóźniej po 120 dniach od końca usługi. Usunięcie danych jest nieodwracalne.
8A. Przeniesienie danych i zmiana dostawcy
8A.1. Klient ma prawo w każdym czasie zgłosić zamiar przeniesienia swoich danych do innego dostawcy, na własną infrastrukturę albo zlecić ich usunięcie, wysyłając zgłoszenie na adres biuro@321strona.pl.
8A.2. Usługodawca udostępnia dane w formacie umożliwiającym ich sprawne przeniesienie w standardowym okresie przejściowym nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od zgłoszenia. W uzasadnionych technicznie sytuacjach okres ten może zostać wydłużony, o czym Klient zostanie powiadomiony.
8A.3. Eksport obejmuje dane wejściowe, operacyjne, rozliczeniowe oraz dokumenty wprowadzone przez Klienta w trakcie korzystania z aplikacji. Eksport nie obejmuje kodu źródłowego aplikacji, kluczy infrastruktury ani tokenów bezpieczeństwa.
8A.4. Dane strukturalne przekazywane są w powszechnie używanym i maszynowo czytelnym formacie. Podstawowy, standardowy eksport danych realizowany jest przez Usługodawcę bez dodatkowych opłat technicznych.
9. Opcjonalna integracja YouTube
9.1. Aplikacja może korzystać z YouTube API Services w celu dokumentacji stanu pojazdów. Korzystanie z tej funkcji oznacza akceptację Warunków korzystania z YouTube ([suspicious link removed]).
9.2. Nagrania inspekcyjne przesyłane są jako niepubliczne (unlisted) na wskazany kanał. Klient odpowiada za podstawę prawną przetwarzania wizerunku i danych rejestrowanych na nagraniach oraz może w każdej chwili żądać usunięcia filmu.
10. Prawa ustawowe konsumentów / osób fizycznych
10.1. Jeżeli umowę zawiera osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, której umowa nie ma zawodowego charakteru (przedsiębiorca na prawach konsumenta), przysługują jej uprawnienia wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
10.2. Uprawnionej osobie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, poprzez przesłanie jednoznacznego oświadczenia na adres biuro@321strona.pl.
11. Zmiany i postanowienia końcowe
11.1. Usługodawca może dokonać zmiany regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów prawa, rozwój funkcji aplikacji, kwestie bezpieczeństwa). O każdej zmianie Klient jest informowany z odpowiednim wyprzedzeniem.
11.2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
11.3. Wszelkie spory strony będą starały się rozwiązywać polubownie. W przypadku braku porozumienia spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy według ogólnych zasad prawa polskiego.