Informacja o prywatności i danych konta
Wersja: 2026-10-27-v1
SHA-256 treści: 6ff1a2886d5bc05e51ffffe8d21416e7621c20345188718065dd9a2933f82a24

Wersja dokumentu: 2026-10-27-v1

INFORMACJA O PRYWATNOŚCI I DANYCH KONTA RENT CAR MANAGER
Wersja: 2026-10-v1 | Data opracowania: 26.10.2026

1. Administrator i zakres informacji
1.1. Administratorem danych osobowych związanych z rejestracją, kontem i rozliczeniami jest Adam Fizek prowadzący działalność pod firmą RiF Robotyka Adam Fizek, Mnich, ul. Wojska Polskiego 36, 43-520 Chybie, NIP 5482437524, REGON 240912880. Kontakt: biuro@321strona.pl, tel. 573 243 328.
1.2. Niniejsza informacja dotyczy korzystania z aplikacji Rent Car Manager (https://321strona.pl/wypozyczalnia/).
1.3. W zakresie danych najemców, kierowców i pracowników wprowadzanych przez wypożyczalnię do aplikacji, administratorem jest ta wypożyczalnia, a RiF Robotyka przetwarza je wyłącznie na jej polecenie (na podstawie Umowy powierzenia).
2. Jakie dane zbieramy i skąd
2.1. Dane rejestracyjne i konto: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres e-mail, numer telefonu, liczba pojazdów, pakiet oraz zabezpieczony skrót hasła. Przechowujemy również wersje zaakceptowanych regulaminów i czas aktywacji.
2.2. Dane operacyjne i rozliczeniowe: informacje o zamówieniach, okresach dostępu, płatnościach (obsługiwanych przez zewnętrznego operatora Autopay S.A.) oraz korespondencji i reklamacjach.
2.3. Dane techniczne: adres IP, logi serwera, informacje o urządzeniu i przeglądarce, wykorzystywane w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.
2.4. Zasada: Nie należy wprowadzać do systemu szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
3.1. Wykonanie umowy i obsługa konta: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (lub lit. f dla reprezentantów firm).
3.2. Obowiązki podatkowe i księgowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3.3. Bezpieczeństwo, obrona roszczeń i utrzymanie usługi: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora).
3.4. Marketing (newsletter, SMS): wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) i nie jest obowiązkowy do korzystania z aplikacji.
4. Odbiorcy danych i infrastruktura
4.1. Infrastruktura: Podstawowa baza danych i kopie zapasowe przechowywane są na własnej infrastrukturze RiF Robotyka w Polsce.
4.2. Dostawcy zewnętrzni: w niezbędnym zakresie korzystamy z usług podwykonawców:
OVH Sp. z o.o. (Polska) – VPS pośredniczący w komunikacji.
SEOHOST sp. z o.o. (Polska) – obsługa poczty e-mail.
LINK Mobility Poland / SMSAPI (Polska) – wysyłka powiadomień SMS.
Google Ireland Limited – opcjonalna integracja z YouTube API.
Autopay S.A. – obsługa płatności online (odrębny administrator).
4.3. Transfery poza EOG: Korzystanie z usług Google lub SMSAPI może wiązać się z transferem danych poza EOG, co odbywa się na bazie odpowiednich zabezpieczeń prawnych (np. standardowych klauzul umownych).
5. Okresy przechowywania danych
5.1. Konto i dane operacyjne: Przetwarzane przez czas trwania umowy. Po zakończeniu usługi dane powierzone przez wypożyczalnię są dostępne przez 30 dni do pobrania/zwrotu, a następnie usuwane. Kopie zapasowe są trwale kasowane najpóźniej po 120 dniach.
5.2. Dokumenty rozliczeniowe: Przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.
5.3. Dowody i roszczenia: Korespondencja umowna i reklamacyjna przechowywana jest do 6 lat w celach dowodowych.
5.4. Logi systemowe i techniczne: Przechowywane od 30 dni do 12 miesięcy w celach bezpieczeństwa.
6. Prawa użytkowników
6.1. Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych.
6.2. W zakresie przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu możesz wnieść sprzeciw. Zgody marketingowe można w każdej chwili wycofać.
6.3. Wnioski i żądania należy kierować na adres: biuro@321strona.pl. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.
7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
7.1. Aplikacja wykorzystuje niezbędne mechanizmy zapewniające jej działanie:
cookie sesji (wypozyczalnia_session) – utrzymuje logowanie (maks. 7 dni).
localStorage – przechowuje preferencje interfejsu i kalendarza.
IndexedDB – umożliwia lokalny zapis generowanych dokumentów PDF na urządzeniu użytkownika.
7.2. Niezbędne pliki techniczne nie wymagają zgody marketingowej, gdyż są kluczowe dla działania systemu.
8. Opcjonalna analityka i marketing
8.1. Ewentualne narzędzia analityczne i reklamowe (np. Google Analytics, Meta Pixel) mogą być uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu Twojej wcześniejszej, odrębnej zgody w dedykowanym panelu.
9. YouTube i Google (Opcjonalna integracja)
9.1. Aplikacja umożliwia opcjonalne przesyłanie filmów inspekcyjnych pojazdów na wspólny kanał YouTube zarządzany przez RiF Robotyka.
9.2. Filmy przesyłane są jako niepubliczne (unlisted). Użytkownik decyduje komu udostępni link.
9.3. Użytkownik może w każdej chwili żądać usunięcia filmu lub odłączenia integracji, wysyłając zgłoszenie na biuro@321strona.pl. Dane API są usuwane w terminie do 7–30 dni od cofnięcia autoryzacji. Korzystanie z funkcji podlega także warunkom YouTube ([suspicious link removed]).
10. Zabezpieczenia i zmiany
10.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (szyfrowane połączenia HTTPS, hasła w formie skrótów, uwierzytelnianie dwuetapowe dla kont administracyjnych, regularne kopie zapasowe) w celu ochrony danych.
10.2. Informacja o prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian technicznych lub prawnych, o czym użytkownicy będą odpowiednio informowani.