Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Wersja: 2026-10-27-v1
SHA-256 treści: 7ed2fd90e095ad3f42103bd7f0b5854b2a221a2294ee1516c19d5fd70cb1373e

Wersja dokumentu: 2026-10-27-v1

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Wersja: 2026-10-v1 | Data opracowania: 26.10.2026

1. Strony, przedmiot i czas obowiązywania
1.1. Administratorem danych jest Klient, który zarejestrował się w aplikacji Rent Car Manager.
1.2. Podmiotem przetwarzającym (procesorem) jest Adam Fizek, prowadzący działalność pod firmą RiF Robotyka Adam Fizek, Mnich, ul. Wojska Polskiego 36, 43-520 Chybie, NIP 5482437524, REGON 240912880 (kontakt: biuro@321strona.pl).
1.3. Umowa jest zawierana elektronicznie wraz z aktywacją konta i uzupełnia główny regulamin usługi. Obejmuje dane wprowadzane przez Administratora w celu korzystania z aplikacji.
1.4. Powierzenie trwa przez okres próbny, opłacone okresy abonamentowe oraz czas niezbędny do zwrotu lub trwałego usunięcia danych.
2. Cel, charakter i zakres powierzenia
2.1. Celem przetwarzania jest techniczna obsługa wypożyczalni (prowadzenie ewidencji pojazdów, klientów, rezerwacji, rozliczeń oraz kopie zapasowe i wsparcie techniczne).
2.2. Przetwarzanie obejmuje operacje na danych takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, przeglądanie, modyfikowanie, udostępnianie uprawnionym osobom oraz usuwanie. RiF Robotyka nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów handlowych ani marketingowych.
2.3. Kategoriami osób, których dane mogą być przetwarzane, są: klienci wypożyczalni, kierownicy, pracownicy Administratora oraz użytkownicy aplikacji.
2.4. Zakres danych obejmuje dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, informacje o rezerwacjach, najmie, kaucjach, szkodach oraz dokumenty i zdjęcia pojazdów. Standardowe powierzenie nie obejmuje szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach.
3. Polecenia i obowiązki Administratora
3.1. Administrator ustala cele i podstawy prawne przetwarzania danych, dba o ich minimalizację oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane wprowadza do systemu.
3.2. Udokumentowanymi poleceniami Administratora są postanowienia niniejszej umowy, ustawienia systemu oraz dyspozycje przesyłane na adres biuro@321strona.pl.
4. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego (RiF Robotyka)
4.1. RiF przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora oraz zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do tajemnicy.
4.2. Stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO) w celu ochrony danych, w tym szyfrowanie i kontrolę dostępu.
4.3. Pomaga Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków dotyczących m.in. praw osób, których dane dotyczą, oraz reagowania na incydenty bezpieczeństwa.
5. Bezpieczeństwo i naruszenia
5.1. Dostęp do aplikacji opiera się na indywidualnych kontach zabezpieczonych skrótami haseł, protokole HTTPS oraz ograniczeniu uprawnień administracyjnych.
5.2. Baza danych i kopie zapasowe przechowywane są w Polsce na własnej infrastrukturze RiF Robotyka. Kopie są szyfrowane i testowane okresowo.
5.3. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych powierzonych, RiF powiadamia Administratora bez zbędnej zwłoki.
6. Dalsze powierzenie (podwykonawcy) i transfery
6.1. Administrator wyraża ogólną zgodę na powierzenie przetwarzania danych podwykonawcom wymienionym w punkcie 10 niniejszej umowy (m.in. dostawcy serwerów, poczty, SMS, YouTube).
6.2. O zamiarze dodania lub zmiany podwykonawcy RiF informuje z 15-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym czasie wnieść uzasadniony sprzeciw.
6.3. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych (np. standardowych klauzul umownych).
7. Audyty
7.1. Administrator ma prawo do weryfikacji sposobu wykonywania umowy oraz przeprowadzenia audytu, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Podmiotem przetwarzającym.
8. Zwrot, zakończenie i usuwanie danych
8.1. Po zakończeniu umowy Administrator ma 30 dni na pobranie lub zlecenie zwrotu swoich danych.
8.2. Po upływie 30 dni dane aktywne są trwale usuwane, a kopie zapasowe w systemach RiF są całkowicie kasowane najpóźniej po 120 dniach. Usunięcie danych jest nieodwracalne.
9. Postanowienia końcowe
9.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy RODO oraz Kodeksu cywilnego. Prawo właściwe dla umowy to prawo polskie.
10. Wykaz podwykonawców (dalszych przetwarzających)
Własna infrastruktura RiF Robotyka (Polska): Główna baza danych i kopie zapasowe.
OVH Sp. z o.o. (Polska): Usługi VPS pośredniczące w komunikacji.
SEOHOST sp. z o.o. (Polska): Obsługa poczty wychodzącej (e-mail).
LINK Mobility Poland / SMSAPI (Polska): Wysyłka powiadomień SMS.
Google Ireland Limited (Irlandia): Opcjonalna integracja z YouTube API (dla filmów inspekcyjnych).