Regulamin najmu pojazdów oraz informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejszy dokument określa podstawowe zasady najmu pojazdów, prawa i obowiązki Najemcy oraz Wynajmującego, a także zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z usług Wynajmującego.

I. Definicje

1. Wynajmujący – firma wskazana na początku niniejszego dokumentu, udostępniająca pojazdy do najmu.
2. Najemca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, która zawiera z Wynajmującym umowę najmu pojazdu.
3. Kierowca – osoba uprawniona do prowadzenia pojazdu w okresie najmu.
4. Pojazd – samochód osobowy, bus, pojazd dostawczy albo inny pojazd przekazany Najemcy przez Wynajmującego.
5. Umowa – indywidualna umowa najmu pojazdu zawarta pomiędzy Najemcą a Wynajmującym.
6. Regulamin – niniejszy regulamin najmu pojazdów.
7. System – aplikacja lub strona internetowa służąca do obsługi rezerwacji, umów, dokumentów, rozliczeń i historii najmu.

II. Postanowienia ogólne

1. Regulamin stanowi integralną część umowy najmu, o ile umowa lub inne uzgodnienia stron nie stanowią inaczej.
2. Najemca przed zawarciem umowy powinien zapoznać się z Regulaminem oraz informacją o przetwarzaniu danych osobowych.
3. Zawarcie umowy najmu oznacza akceptację Regulaminu przez Najemcę.
4. Wynajmujący oddaje Najemcy pojazd do czasowego używania, a Najemca zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia i zwrotu pojazdu w stanie zgodnym z umową, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z prawidłowej eksploatacji.
5. Warunki konkretnego najmu, w szczególności dane pojazdu, okres najmu, cena, limit kilometrów, kaucja, miejsce wydania i zwrotu, określa indywidualna umowa najmu lub potwierdzenie rezerwacji.

III. Warunki korzystania z pojazdu

1. Najemca oświadcza, że ukończył 21 lat oraz posiada ważne w Polsce prawo jazdy od co najmniej 2 lat, chyba że Wynajmujący pisemnie zgodzi się na inne warunki.
2. Najemca zobowiązuje się prowadzić pojazd osobiście, chyba że Wynajmujący wyraził zgodę na prowadzenie pojazdu przez inną osobę.
3. Najemca odpowiada za działania i zaniechania osoby, której udostępnił pojazd, jak za własne działania i zaniechania.
4. Najemca jest zobowiązany używać pojazdu zgodnie z jego przeznaczeniem, przepisami prawa, zasadami bezpieczeństwa, instrukcją obsługi pojazdu oraz wskazówkami Wynajmującego.
5. Najemca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Wynajmującego wykorzystywać pojazdu w zawodach, rajdach, imprezach sportowych, testach, nauce jazdy, do holowania innych pojazdów ani do celów zarobkowych innych niż uzgodnione z Wynajmującym.
6. W pojeździe obowiązuje zakaz palenia, przewozu zwierząt bez zgody Wynajmującego oraz przewożenia przedmiotów mogących zniszczyć, uszkodzić lub znacznie zabrudzić wnętrze pojazdu.
7. Najemca nie może dokonywać zmian, przeróbek, demontażu wyposażenia, usuwania oznaczeń reklamowych ani ingerować w urządzenia techniczne pojazdu bez zgody Wynajmującego.

IV. Wydanie i zwrot pojazdu

1. Wydanie i zwrot pojazdu następuje w miejscu wskazanym w umowie, w szczególności w siedzibie firmy: ........................................ albo w miejscu dodatkowo uzgodnionym przez strony, chyba że strony uzgodnią inaczej.
2. Przy wydaniu pojazdu strony mogą sporządzić protokół wydania, dokumentację fotograficzną albo elektroniczny zapis stanu pojazdu.
3. Najemca powinien zgłosić zauważone uszkodzenia, braki lub zastrzeżenia do stanu pojazdu przed rozpoczęciem jazdy.
4. Najemca jest zobowiązany zwrócić pojazd w terminie, miejscu i stanie określonym w umowie.
5. Najemca jest zobowiązany zwrócić pojazd z taką samą ilością paliwa, z jaką pojazd został wydany, chyba że strony uzgodnią inaczej.
6. W przypadku zwrotu pojazdu po terminie Wynajmujący może naliczyć dodatkową opłatę zgodnie z cennikiem lub umową.
7. Wynajmujący może żądać wcześniejszego zwrotu pojazdu, jeżeli Najemca używa pojazdu niezgodnie z umową, Regulaminem, przepisami prawa albo w sposób zagrażający bezpieczeństwu pojazdu, osób lub mienia.

V. Paliwo, eksploatacja i koszty bieżące

1. Najemca pokrywa bieżące koszty eksploatacyjne związane z użytkowaniem pojazdu, w szczególności koszt paliwa, płynu do spryskiwaczy, opłat parkingowych, opłat drogowych i innych kosztów powstałych w okresie najmu, chyba że strony uzgodnią inaczej.
2. Najemca ma obowiązek tankować pojazd paliwem zgodnym ze specyfikacją silnika i dokumentacją techniczną pojazdu.
3. W przypadku zatankowania niewłaściwego paliwa Najemca ponosi koszty usunięcia skutków takiego działania, w tym koszty holowania, naprawy, przestoju i innych uzasadnionych wydatków Wynajmującego.
4. W przypadku przebicia lub uszkodzenia opony w okresie najmu Najemca powinien niezwłocznie zabezpieczyć pojazd i poinformować Wynajmującego. Koszt naprawy lub wymiany opony może obciążać Najemcę, jeżeli szkoda powstała z przyczyn leżących po jego stronie.

VI. Limit kilometrów i monitoring GPS

1. Jeżeli umowa przewiduje limit kilometrów, kilometry przejechane powyżej limitu są rozliczane według stawki wskazanej w umowie lub cenniku.
2. Stawka za przekroczenie limitu wynosi 1,00 zł netto za każdy dodatkowo przejechany kilometr, chyba że umowa stanowi inaczej.
3. Pojazd może być wyposażony w system monitoringu GPS, w szczególności w celu zabezpieczenia pojazdu, przeciwdziałania kradzieży, ustalenia lokalizacji pojazdu, kontroli prawidłowego używania pojazdu oraz dochodzenia roszczeń.
4. Informacja o stosowaniu monitoringu GPS powinna być przekazana Najemcy przed rozpoczęciem najmu.
5. Notoryczna jazda z nadmierną prędkością, rażące naruszanie przepisów ruchu drogowego lub używanie pojazdu w sposób zagrażający bezpieczeństwu może skutkować naliczeniem opłat, rozwiązaniem umowy, żądaniem zwrotu pojazdu albo dochodzeniem odszkodowania.

VII. Mandaty, opłaty i naruszenia przepisów

1. Najemca ponosi odpowiedzialność za naruszenia przepisów ruchu drogowego, opłaty parkingowe, opłaty drogowe, kary administracyjne i inne należności powstałe w okresie korzystania z pojazdu.
2. W przypadku otrzymania przez Wynajmującego wezwania od organów ścigania, służb administracyjnych, zarządcy parkingu, operatora drogi lub innego uprawnionego podmiotu, Wynajmujący może przekazać dane Najemcy lub osoby prowadzącej pojazd w zakresie wymaganym prawem.
3. Za czynności administracyjne związane z obsługą mandatów, opłat lub wezwań Wynajmujący może naliczyć opłatę wskazaną w cenniku.

VIII. Szkody, awarie i zdarzenia drogowe

1. Najemca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Wynajmującego o każdej szkodzie, awarii, kolizji, wypadku, kradzieży, utracie dokumentów, utracie kluczyków lub innym zdarzeniu dotyczącym pojazdu.
2. W przypadku kolizji, wypadku, szkody komunikacyjnej, kradzieży albo innego zdarzenia wymagającego interwencji Najemca powinien wezwać Policję, jeżeli wymagają tego przepisy, warunki ubezpieczenia albo okoliczności zdarzenia.
3. Brak powiadomienia Policji lub Wynajmującego może skutkować odpowiedzialnością Najemcy, w szczególności jeżeli doprowadzi do odmowy wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela albo zwiększenia szkody.
4. Najemca odpowiada za szkody powstałe z jego winy, niedbalstwa, lekkomyślności, naruszenia przepisów prawa, naruszenia umowy lub Regulaminu.
5. Najemca odpowiada w szczególności za szkody powstałe wskutek prowadzenia pojazdu pod wpływem alkoholu, środków odurzających, substancji psychotropowych lub innych środków ograniczających zdolność prowadzenia pojazdu.
6. Najemca może zostać obciążony kosztami naprawy, holowania, parkowania, przestoju technologicznego, utraty wartości pojazdu oraz innymi uzasadnionymi kosztami wynikającymi ze szkody, jeżeli odpowiedzialność za zdarzenie ponosi Najemca lub osoba prowadząca pojazd.
7. Wszelkie straty niepokryte z ubezpieczenia z przyczyn leżących po stronie Najemcy mogą obciążać Najemcę.

IX. Opłaty dodatkowe i przykładowy cennik

Wynajmujący może naliczyć opłaty dodatkowe w przypadkach określonych w umowie, Regulaminie lub cenniku. Kwoty należy dostosować do faktycznego cennika firmy.

X. Rezerwacje, płatności i kaucja

1. Rezerwacja pojazdu może być dokonana osobiście, telefonicznie, elektronicznie lub przez System, jeżeli Wynajmujący udostępnia taką możliwość.
2. Rezerwacja może wymagać wpłaty zaliczki, zadatku, opłaty rezerwacyjnej lub kaucji, jeżeli tak wynika z oferty albo ustaleń stron.
3. Kaucja służy zabezpieczeniu roszczeń Wynajmującego wynikających z umowy, w szczególności z tytułu szkód, braków paliwa, opóźnienia w zwrocie, opłat dodatkowych, mandatów i innych należności.
4. Zasady zwrotu kaucji określa umowa albo indywidualne ustalenia stron.
5. W przypadku anulowania rezerwacji zastosowanie mają warunki wskazane w ofercie, umowie, potwierdzeniu rezerwacji albo indywidualnych ustaleniach stron.

XI. Odpowiedzialność Wynajmującego

1. Wynajmujący zobowiązuje się wydać pojazd w stanie umożliwiającym normalne korzystanie zgodnie z jego przeznaczeniem.
2. Wynajmujący nie odpowiada za rzeczy pozostawione w pojeździe przez Najemcę lub osoby trzecie, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
3. Wynajmujący nie odpowiada za szkody wynikające z nieprawidłowego używania pojazdu przez Najemcę, naruszenia przepisów prawa, naruszenia Regulaminu lub zaleceń producenta pojazdu.

XII. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące usług Wynajmującego można składać pisemnie, mailowo lub osobiście na dane kontaktowe wskazane na początku dokumentu.
2. Reklamacja powinna zawierać dane osoby składającej reklamację, opis sprawy, numer umowy lub rezerwacji, datę zdarzenia oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.
3. Wynajmujący rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 14 dni od dnia jej otrzymania, chyba że przepisy prawa wymagają innego terminu.

XIII. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych umową i Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
2. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
3. Wynajmujący może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu świadczenia usług, zmiany cennika lub zmiany funkcjonalności Systemu.
4. Do umów zawartych przed zmianą Regulaminu stosuje się Regulamin obowiązujący w dniu zawarcia umowy, chyba że strony uzgodnią inaczej.

XIV. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych — RODO

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Najemcy, Kierowcy oraz osób kontaktowych jest ........................................ z siedzibą pod adresem ........................................, NIP: ........................................, REGON: .........................................

Z administratorem można skontaktować się pisemnie na adres siedziby, telefonicznie albo za pomocą danych kontaktowych udostępnianych przez Wynajmującego w bieżącej obsłudze najmu.

2. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać w szczególności następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania lub adres korespondencyjny,
• numer PESEL, numer dokumentu tożsamości lub inne dane identyfikacyjne, jeżeli są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy,
• dane prawa jazdy, w tym numer, datę ważności i kategorię,
• numer telefonu i adres e-mail,
• dane firmy, NIP, REGON, adres prowadzenia działalności, jeżeli umowa zawierana jest w związku z działalnością gospodarczą,
• dane dotyczące rezerwacji, umowy, płatności, kaucji, historii najmu i rozliczeń,
• dane dotyczące pojazdu, przebiegu, paliwa, szkód, mandatów, opłat, protokołów i dokumentacji fotograficznej,
• dane lokalizacyjne pojazdu z systemu GPS, jeżeli pojazd jest wyposażony w taki system i dane są niezbędne do realizacji wskazanych celów.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Mogą to być w szczególności:

• podmioty świadczące usługi informatyczne, hostingowe, serwisowe i utrzymania Systemu,
• biuro rachunkowe, kancelarie prawne, doradcy podatkowi, ubezpieczyciele i likwidatorzy szkód,
• operatorzy płatności, banki, firmy windykacyjne i pocztowe lub kurierskie,
• operatorzy komunikacji SMS, w szczególności SMSAPI, jeżeli wiadomości SMS są wysyłane w związku z obsługą rezerwacji, logowania, resetu hasła lub komunikacji z Najemcą,
• organy ścigania, sądy, urzędy, straże miejskie, zarządcy dróg, operatorzy parkingów i inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa lub jest niezbędny do obsługi naruszeń, mandatów, opłat albo roszczeń.

5. Podmiot technicznie obsługujący System

Dane mogą być przechowywane i obsługiwane w Systemie udostępnionym przez zewnętrznego dostawcę działającego jako podmiot przetwarzający dane osobowe na polecenie administratora. Dostawca Systemu zapewnia infrastrukturę techniczną, aplikację i hosting, nie wykorzystuje danych Najemców do własnych celów i nie przetwarza ich poza zakresem niezbędnym do utrzymania Systemu oraz wykonania poleceń administratora.

Dostawca Systemu / hostingu: ........................................, adres: ........................................, NIP: ........................................, REGON: .........................................

W zakresie wysyłki wiadomości SMS System może korzystać z zewnętrznego operatora SMSAPI. Do operatora SMS mogą być przekazywane wyłącznie dane niezbędne do wysłania wiadomości, w szczególności numer telefonu oraz treść komunikatu.

6. Czas przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy i obsługi najmu,
• przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy, szkody, mandatu, opłaty lub innego zdarzenia,
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, jeżeli sprzeciw jest zasadny,
• do czasu wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą podstawy prawne,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy najmu, obsługi rezerwacji, rozliczeń oraz realizacji obowiązków prawnych. Brak podania danych niezbędnych do zawarcia umowy może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą, chyba że administrator wyraźnie poinformuje o tym w odrębnym dokumencie.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że będzie to konieczne ze względu na korzystanie z określonych usług technicznych lub informatycznych. W takim przypadku administrator zapewni wymagane przez RODO zabezpieczenia i poinformuje o tym osoby, których dane dotyczą, jeżeli będzie to wymagane.

XV. Pliki cookies i dane techniczne strony

1. Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania ustawień, poprawy bezpieczeństwa oraz prowadzenia statystyk, jeżeli takie funkcje są używane.
2. Użytkownik może zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej.
3. Jeżeli w przyszłości strona zacznie wykorzystywać narzędzia analityczne, marketingowe, mapy, zewnętrzne widgety, piksele reklamowe lub podobne rozwiązania, informacja o cookies powinna zostać odpowiednio rozszerzona.

XVI. Oświadczenie do umieszczenia na umowie najmu

Poniższy zapis należy umieścić na końcu umowy najmu: