Przejrzysty grafik miesięczny
Cały miesiąc i wszystkie auta są widoczne w jednym układzie.
Użytkownik szybko widzi wolne terminy, zajętość aut, rezerwacje klientów, mechanika, weekendy i aktualny dzień.
Spis treści
Co znajdziesz w systemie
Poniższy opis jest ułożony od funkcji najważniejszych w codziennej pracy wypożyczalni do modułów wspierających kontrolę, dokumenty, komunikację i bezpieczeństwo.
1. Cel systemuPo co powstał program i jaki problem rozwiązuje.
2. KalendarzNajważniejszy ekran do kontroli floty i terminów.
3. Kalendarz mobilnyGesty, widok pionowy i poziomy oraz szybki podgląd wielu aut.
4. RezerwacjeFormularz, statusy, płatności, klient i wiele pojazdów.
5. Wydania i przyjęciaFilm, usterki, dokumenty, płatność i potwierdzenie.
6. WyszukiwanieKlient, telefon, pojazd, data i dostępność.
7. DokumentyDruk, PDF, e-mail, podpis elektroniczny i zdalny.
8. Flota i serwisPojazdy, OC, przeglądy, blokady i dane techniczne.
9. Stan auta i kosztyUsterki, filmy, historia kosztów i wykresy.
10. SMS i e-mailRęczna kolejka, automatyzacje i odświeżanie danych.
11. Zespół i oddziałyPracownicy, uprawnienia, strona publiczna i ustawienia.
12. RaportyPrzychód, wykorzystanie floty, serwis i faktury VAT.
13. KontrolaHistoria, bezpieczeństwo, integracje i konto testowe.
14. Pełna listaKompletna, przeszukiwalna lista wszystkich możliwości.
Cel systemu
Program ma skrócić obsługę klienta i ograniczyć pomyłki
Największą wartością systemu jest połączenie kalendarza, bazy klientów, dokumentów, komunikacji i kontroli floty. Dzięki temu pracownik nie musi szukać informacji w wielu miejscach, a właściciel ma lepszy podgląd tego, co dzieje się w firmie.
Zero papierkówRezerwacje i dokumenty są prowadzone elektronicznie.
Szybciej przy telefonieKlient, telefon i pojazd są wyszukiwane bez przechodzenia po plikach.
Mniej luk w grafikuSystem podpowiada lepsze dopasowanie pojazdu do terminu.
Pełniejsza kontrolaHistoria, terminy serwisowe, OC i przeglądy są w jednym miejscu.
Stan auta rejestrowany telefonem
Kalendarz i dane dostępne od razu
Dokument podpisany bez przepisywania
Najważniejszy ekran
Kalendarz pracy wypożyczalni
Kalendarz pokazuje pojazdy w wierszach i dni miesiąca w kolumnach. Kolory wskazują status rezerwacji, weekendy są wyróżnione, a ważne terminy pojazdów są widoczne przy nazwie auta.
1
2
3
4
1
Lista floty. Każde auto ma własny wiersz, typ, numer rejestracyjny i opcjonalne zdjęcie.
2
Statusy rezerwacji. Kolory pokazują rezerwację wstępną, opłaconą, w trakcie, zakończoną i mechanika.
3
Alerty terminów. Przy aucie widać informację o zbliżającym się OC lub przeglądzie.
4
Wyszukiwarka i akcje. Z jednego miejsca można szukać, filtrować, zapisać PDF lub wysłać raport.
Zaznaczanie zakresu dat
Kliknięcie w kalendarz prowadzi do rezerwacji albo blokady serwisowej.
Pracownik nie musi przechodzić przez oddzielne menu. Wybiera termin bezpośrednio na grafiku i od razu tworzy wpis.
Wolne auta w wybranym terminie
System pokazuje pojazdy dostępne w zaznaczonym zakresie.
To przyspiesza odpowiedź dla klienta, gdy pyta o konkretny termin, typ pojazdu albo liczbę miejsc.
Kolejność pojazdów
Najważniejsze auta można ustawić wyżej na liście.
Właściciel może uporządkować flotę zgodnie z realnym sposobem pracy, popularnością aut lub typami pojazdów.
Widok mobilny
Pełny kalendarz także na telefonie
Mobilny kalendarz nie jest pomniejszoną kopią wersji komputerowej. Ma osobny układ pionowy i poziomy, obsługę gestów oraz elementy chowane poza obszarem roboczym, aby jak najwięcej miejsca pozostało na auta i dni.
Przesuwanie palcem
Kalendarz przewija się płynnie po dniach oraz po liście samochodów.
Podgląd „szczypnięciem”
Zbliżenie dwóch palców chwilowo zmniejsza grafik i pokazuje więcej aut oraz dni.
Dotknięcie i przytrzymanie
Krótkie dotknięcie zaznacza termin, a dłuższe otwiera powiększoną komórkę z akcjami.
Stały nagłówek dni
Dzień tygodnia i data pozostają widoczne podczas spokojnego przewijania listy.
Własna wielkość komórek
Osobne ustawienia dla telefonu pionowo i poziomo pozwalają dobrać gęstość widoku.
Pełnoekranowe formularze
Dodawanie i edycja rezerwacji wykorzystują cały ekran, z dostępnymi przyciskami zapisu i zamknięcia.
Obsługa rezerwacji
Szybkie dodawanie rezerwacji i kontrola statusów
Formularz rezerwacji prowadzi pracownika przez wybór pojazdu, terminu, klienta, kierowcy, kosztów, kaucji i uwag. System pilnuje konfliktów oraz pozwala obsłużyć kilka pojazdów w ramach jednej sprawy.
Podpowiedzi klienta
Dane stałych klientów uzupełniają się szybciej.
W czasie wpisywania system podpowiada zapisanych klientów, ich telefon, dokumenty oraz ocenę, co skraca obsługę powracających osób.
Lepsze dopasowanie floty
Program może zasugerować auto, które lepiej wypełnia grafik.
Jeżeli wybrane auto zostawi niewygodną lukę, system pokazuje pojazd, który lepiej pasuje do terminu i pomaga wykorzystać flotę efektywniej.
Wiele pojazdów
Do rezerwacji można dodać drugie i kolejne auto.
Dla każdego dodatkowego pojazdu system tworzy odpowiedni wpis w kalendarzu, z tym samym klientem i terminem.
Statusy procesu
Wstępna, rezerwacja, w trakcie i zrealizowana są widoczne kolorami.
Status można zmieniać ręcznie z kalendarza, a wybrane działania, takie jak zapis dokumentu, mogą zmieniać status automatycznie.
1
2
3
1
Podpowiedź floty. System pokazuje, który pojazd lepiej wypełni wolne miejsce w grafiku.
2
Dodatkowe pojazdy. Można dodać kolejne auto bez ręcznego przepisywania tej samej rezerwacji.
3
Podpowiedź klienta. Widać zapisane dane i ocenę klienta jeszcze przed zakończeniem formularza.
Wydania i przyjęcia
Pracownik dostaje gotową listę aut i przechodzi cały proces krok po kroku
Osobna zakładka pokazuje samochody do wydania i przyjęcia w danym dniu. Po wybraniu rezerwacji system prowadzi pracownika przez kontrolę auta, klienta, dokumenty, płatność i końcowe potwierdzenie — bez pomijania ważnych czynności.
Film i oględziny auta
Lista kontrolna procesu
Potwierdzenie wykonania
- Nagranie stanu pojazdu. Film można wykonać aparatem telefonu albo wybrać z galerii.
- Oznaczenie nowych usterek. Pracownik może od razu nanieść rysę, odprysk, pęknięcie, wgniecenie lub brak elementu.
- Kontrola danych klienta. Dane kierowcy i firmy można sprawdzić oraz uzupełnić przed podpisaniem.
- Generowanie dokumentów. Z listy wybiera się umowę, protokół wydania, regulamin i inne wymagane pliki.
- Przyjęcie płatności. Pracownik potwierdza gotówkę, przelew, BLIK albo inną metodę.
- Potwierdzenie wydania lub przyjęcia. Po zakończeniu status rezerwacji i lista zadań aktualizują się automatycznie.
Wyszukiwanie
Rezerwację można znaleźć po kliencie, telefonie, aucie albo dacie
Wypożyczalnia często musi szybko odszukać informację: kto wynajmował auto, jaki był numer telefonu, kiedy była rezerwacja albo którego pojazdu dotyczy sprawa. Wyszukiwarka działa bezpośrednio w kalendarzu i na listach.
1
2
3
1
Pole wyszukiwania. Można wpisać klienta, numer telefonu, pojazd, rejestrację lub rezerwację.
2
Wyniki w kalendarzu. Pasujące rezerwacje są wyróżniane, żeby użytkownik od razu widział właściwy termin.
3
Filtr typu. Lista może być ograniczona do wybranego rodzaju pojazdu.
Szukaj po telefonie
Numer klienta wystarczy do odnalezienia rezerwacji.
To przydatne, gdy klient dzwoni i nie pamięta numeru rezerwacji albo gdy trzeba szybko potwierdzić termin.
Szukaj po dacie
Można odnaleźć rezerwację z konkretnego dnia.
Funkcja pomaga przy sytuacjach po czasie, na przykład gdy przychodzi mandat albo pytanie o dawny wynajem.
Podpowiedzi na listach
System pokazuje pasujące osoby i pojazdy podczas wpisywania.
Dzięki temu użytkownik nie musi pamiętać pełnej nazwy, numeru rejestracyjnego ani dokładnego zapisu danych klienta.
Przejście do właściwego miesiąca
Jeśli wynik jest poza aktualnym widokiem, system może wskazać kolejny miesiąc.
Użytkownik nie musi ręcznie przeklikiwać kalendarza, gdy szukana rezerwacja znajduje się w innym okresie.
Dokumenty i archiwum
PDF-y, e-mail, podpisy i miesięczne plany rezerwacji
Dokumenty są generowane z danych wprowadzonych w systemie. Użytkownik może je otworzyć, zapisać, wydrukować, wysłać e-mailem, podpisać elektronicznie i przechowywać w lokalnym archiwum PDF.
Dokumenty rezerwacji i najmu
Umowy i rezerwacje są dostępne przy konkretnym wynajmie.
Nie trzeba szukać pliku w folderach. System pokazuje dokument, datę zapisu, rozmiar oraz akcje: otwórz, wyślij, usuń.
Wysyłka e-mail
PDF można wysłać klientowi z poziomu aplikacji.
Wysyłka dokumentów ogranicza ręczne pobieranie plików i przepisywanie wiadomości w zewnętrznej poczcie.
Podpis elektroniczny i zdalny
Klient może podpisać dokument na ekranie lub przez link.
To przydatne przy obsłudze zdalnej, z zachowaniem ostrzeżenia, że taka forma wymaga ostrożnej weryfikacji klienta.
Plan rezerwacji PDF
Miesięczny kalendarz może być zapisany jako PDF.
Plan zawiera widok obłożenia floty i tabelę rezerwacji, co pomaga w archiwizacji, kontroli i pracy poza systemem.
Zestawy dokumentów pod firmę
Właściciel wybiera właściwy komplet umów, protokołów i regulaminów.
Zestaw GLOBAL / ALPIN v1 obsługuje umowę, protokół wydania, protokół zwrotu oraz regulamin najmu i RODO.
Druk albo wersja elektroniczna
Ten sam proces może zakończyć się podpisem na kartce lub na ekranie.
Użytkownik wybiera dokument tradycyjny do wydruku albo dokument przygotowany do podpisu elektronicznego i archiwizacji PDF.
1
2
3
1
Lista plików. Dokumenty są przypisane do rezerwacji i opisane typem, datą oraz rozmiarem.
2
Wyślij e-mailem. Dokument można wysłać klientowi bez ręcznego szukania pliku.
3
Porządek w archiwum. Niepotrzebne dokumenty można usunąć zgodnie z uprawnieniami.
Flota i serwis
Pojazdy, OC, przeglądy, usterki i blokady mechanika
System nie kończy się na samej rezerwacji. Każdy pojazd może mieć zdjęcie, dane techniczne, stawkę, kaucję, liczbę miejsc, terminy OC i przeglądu oraz podstawową historię obsługi serwisowej.
1
2
3
4
1
OC i przegląd. Daty są wyróżniane, gdy zbliża się termin działania.
2
Olej i przebieg. Można zapisać datę wymiany, przebieg oraz rodzaj wlanego oleju.
3
Filtry. Checkboxy pokazują, które elementy zostały wymienione.
4
Uwagi serwisowe. Miejsce na usterki, stuki, kontrolki, wycieki i rzeczy do sprawdzenia.
Przypomnienia o terminach
OC i przegląd nie giną w notatkach.
Gdy termin jest blisko, informacja świeci na czerwono przy pojeździe i w edycji pojazdu.
Obsługa oleju i filtrów
Podstawowy serwis auta jest zapisany w kartotece.
Właściciel widzi datę wymiany oleju, przebieg, typ oleju oraz filtry: oleju, powietrza, kabinowy i paliwa.
Mechanik w kalendarzu
Naprawa blokuje pojazd jak normalny wpis.
Blokada serwisowa ma datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, dzięki czemu auto nie zostanie przypadkowo wydane klientowi.
Zdjęcie pojazdu
Auto można rozpoznać wizualnie na liście i w kalendarzu.
Zdjęcia pomagają obsłudze szybciej identyfikować pojazdy, szczególnie przy większej flocie albo podobnych modelach.
Stawki i dane techniczne
Pojazd może mieć stawki dobowe, tygodniowe i miesięczne oraz szczegółowe parametry.
System przechowuje m.in. kaucję, pojemność silnika, masę, paliwo, kraje użytkowania, limit kilometrów i maksymalną prędkość.
Automatyczne sortowanie floty
Auta można uporządkować po nazwie, stawce dobowej albo wysokości kaucji.
Wybrana kolejność jest wspólna dla kalendarza i listy pojazdów, a później nadal można ją poprawiać ręcznie.
Stan pojazdu i rentowność
Usterki, filmy i wszystkie koszty samochodu w jednej kartotece
Kartoteka auta łączy informacje wizualne o jego stanie z pełną historią napraw i wydatków. Dzięki temu łatwiej rozstrzygać odpowiedzialność za uszkodzenia oraz sprawdzać, ile naprawdę kosztuje utrzymanie konkretnego pojazdu.
Pięć rodzajów usterek
Pęknięcie, odprysk, rysa, wgniecenie i brak elementu mają własne czytelne znaczniki.
Film z aparatu lub galerii
Nagranie trafia do kolejki, dlatego użytkownik może wrócić do pracy bez oczekiwania na przesłanie.
Bezpieczny film w YouTube
Materiał jest zapisywany jako niepubliczny i dostępny dla osób posiadających link.
Historia pięciu filmów
Dla auta pozostaje pięć najnowszych nagrań; po dodaniu szóstego najstarszy materiał jest usuwany.
Własne rodzaje kosztów
Lista kosztów może rosnąć razem z potrzebami firmy i pozwala szybko wyszukać właściwy wpis.
Wykres miesięczny i narastający
Podsumowanie pokazuje koszty każdego miesiąca oraz sumę rosnącą od początku roku.
Komunikacja
SMS, e-mail, raporty dzienne i kolejka wysyłek
Wszystkie przygotowane wiadomości mogą trafić do jednej kolejki: po rezerwacji, po zakończeniu współpracy, z okazji urodzin albo na określony dzień i godzinę. Użytkownik może wysłać je bezpłatnie z własnego telefonu lub korzystać z opcjonalnej bramki SMS.
Raport rezerwacji na dziś
Lista aktywnych rezerwacji może trafić na e-mail.
Raport zawiera klienta, telefon, pojazd, rejestrację, termin i status. Na telefonie numer można kliknąć, aby zadzwonić.
SMS po statusach
Wiadomości mogą iść po opłaceniu lub zakończeniu rezerwacji.
Treści można dostosować, a po zakończeniu najmu system może zapytać o wysyłkę prośby o opinię.
Jedna kolejka wszystkich SMS-ów
Wiadomości są oznaczone rodzajem i terminem wysyłki.
Kolejkę można filtrować według rodzaju, terminu i kolejności, a wysłaną wiadomość oznaczyć bez utraty historii.
Odświeżanie danych odbiorcy
Numer telefonu i ocena klienta mogą zostać pobrane ponownie przed wysłaniem.
Jeżeli numer został uzupełniony albo zmieniła się ocena klienta, kolejka aktualizuje możliwość wysłania wiadomości.
1
2
3
1
Rodzaj wiadomości. Oddzielnie widać urodziny, rezerwacje i zakończoną współpracę.
2
Termin. Można pokazać wiadomości gotowe teraz albo zaplanowane na później.
3
Akcja. Telefon otwiera gotową treść SMS, a użytkownik później oznacza ją jako wysłaną.
Organizacja firmy
Pracownicy, oddziały i ustawienia dopasowane do sposobu pracy
Właściciel nie musi udostępniać całego swojego konta. Każdy pracownik może dostać własny login oraz wyłącznie te moduły, których potrzebuje. Flotę można podzielić na oddziały, a ustawienia są zebrane w czytelnych sekcjach.
Wiele oddziałów
Samochody i kalendarz można podzielić według lokalizacji.
Zakładki oddziałów pozwalają szybko przełączać flotę, a każdy pojazd jest przypisany do właściwego miejsca.
Publiczna galeria floty
Firma może udostępnić klientom swoją ofertę poza panelem logowania.
Właściciel decyduje, które samochody i informacje mają być widoczne oraz podaje własne dane kontaktowe.
Stały, nieprzewidywalny link do regulaminu
Klient otwiera dokument z kodu QR lub kartki w biurze.
Adres nie ujawnia listy współpracujących wypożyczalni i nie da się go łatwo odgadnąć przez zmianę kolejnego numeru.
Własna nazwa i wygląd
Nazwa aplikacji, logo i część sposobu prezentacji mogą odpowiadać marce wypożyczalni.
Klient i pracownik widzą spójny panel, dokumenty oraz stronę publiczną przygotowane pod konkretną firmę.
Raporty i decyzje
Przychód, wykorzystanie floty, koszty i faktury w czytelnych podsumowaniach
Raporty pokazują nie tylko liczbę rezerwacji. Pozwalają ocenić przychód w roku, wyniki poszczególnych pojazdów, stopień wykorzystania floty, czas przeznaczony na serwis oraz sprawy wymagające wystawienia faktury VAT.
Przychód miesięczny i narastający
Widać wynik każdego miesiąca oraz sumę od początku roku.
Pozwala porównać sezonowość i szybko zauważyć okresy słabszej lub mocniejszej sprzedaży.
Wyniki poszczególnych aut
Raport pokazuje przychód i wykorzystanie każdego pojazdu.
Właściciel łatwiej ocenia, które samochody zarabiają, a które długo stoją lub wymagają zbyt wielu napraw.
Czas przeznaczony na serwis
Blokady techniczne mogą być analizowane razem z obłożeniem.
Dzięki temu widać, czy auto traci dostępność przez planowane naprawy i przygotowanie do wynajmu.
Faktury VAT wymagające działania
Licznik przy podsumowaniu wskazuje zakończone wynajmy bez faktury.
Pełna miesięczna lista pomaga domknąć dokumenty bez zajmowania miejsca dodatkowym banerem na kalendarzu.
Kontrola i bezpieczeństwo
Historia zmian, przywracanie danych i ustawienia pod firmę
System zapisuje działania użytkowników, pozwala kontrolować usunięte dane i daje narzędzia do dopasowania pracy aplikacji do konkretnej wypożyczalni.
1
2
3
1
Wyszukiwanie w historii. Można sprawdzać klienta, samochód, rejestrację albo typ operacji.
2
Filtry. Historia może być zawężona do konkretnego typu wpisu i działania.
3
Ślad operacji. Widać, co zostało dodane lub zmienione oraz kiedy to się stało.
Historia działań
Właściciel widzi, co działo się w systemie.
Historia pomaga przy kontroli pracy, wyjaśnianiu pomyłek i sprawdzaniu zmian w rezerwacjach, klientach, pojazdach i dokumentach.
Przywracanie danych
Usunięta rezerwacja, pojazd lub klient nie musi znikać bezpowrotnie.
System może sprawdzić konflikty przed przywróceniem rezerwacji, żeby nie nadpisać nowych wpisów w kalendarzu.
Bezpieczne logowanie
Konto użytkownika może mieć hasło i dodatkowy kod SMS.
Użytkownik może zmienić hasło, a firma może włączyć podwójne uwierzytelnianie przy logowaniu.
Dostosowanie systemu
Kolory, dokumenty, statusy i powiadomienia można ustawić pod firmę.
Właściciel decyduje, które automatyczne akcje mają działać, jakie treści wysyłać i jak mają wyglądać dokumenty.
Funkcje włączane dla konta
Nowe moduły można udostępniać wybranym wypożyczalniom.
Administrator aktywuje np. pracowników, oddziały, statystyki, rozbudowane dane pojazdów i nagrania stanu auta bez zmiany ustawień pozostałych firm.
Integracje zewnętrzne
System łączy się z usługami potrzebnymi w codziennej obsłudze.
Dostępne są między innymi YouTube do niepublicznych nagrań pojazdów, OLX do pracy z ofertami oraz konfigurowalne kanały SMS i e-mail.
Konto demonstracyjne gotowe do samodzielnego testu
Zawiera rozbudowaną flotę, setki przykładowych rezerwacji, kilka oddziałów, historię kosztów i włączone najnowsze
moduły. Dane są wspólne dla odwiedzających, można je odświeżyć jednym przyciskiem, a wiadomości wychodzące są
ograniczone, aby testowanie było bezpieczne.
Izolacja firmKażdy klient systemu widzi wyłącznie własne dane, pracowników i flotę.
Kopie i odzyskiwanieMechanizmy kopii oraz przywracania chronią przed skutkami pomyłek.
Bezpieczne demoTestujący poznaje pełną aplikację bez dostępu do danych prawdziwych firm.
Pełna lista udogodnień
Znajdź każdą funkcję programu
Najważniejsze procesy zostały pokazane wyżej na obrazach. Poniżej znajduje się pełny, przeszukiwalny katalog również tych mniejszych udogodnień, które usprawniają codzienną pracę.
Najlepiej zobaczyć system na realnym przykładzie
Ta strona pokazuje zakres możliwości. Podczas prezentacji na żywo można przejść przez cały proces: telefon klienta, wyszukanie auta, dodanie rezerwacji, dokumenty, wydanie pojazdu, zwrot, opinię i archiwum PDF.