Przejrzysty grafik miesięczny
Cały miesiąc i wszystkie auta są widoczne w jednym układzie.
Użytkownik szybko widzi wolne terminy, zajętość aut, rezerwacje klientów, mechanika, weekendy i aktualny dzień.
Spis treści
Co znajdziesz w systemie
Poniższy opis jest ułożony od funkcji najważniejszych w codziennej pracy wypożyczalni do modułów wspierających kontrolę, dokumenty, komunikację i bezpieczeństwo.
1. Cel systemuPo co powstał program i jaki problem rozwiązuje.
2. KalendarzNajważniejszy ekran do kontroli floty i terminów.
3. RezerwacjeDodawanie rezerwacji, statusy, koszty i wiele pojazdów.
4. WyszukiwanieKlient, telefon, pojazd, data i podświetlanie wyników.
5. DokumentyPDF, e-mail, podpisy, archiwum i plany miesięczne.
6. Flota i serwisPojazdy, OC, przeglądy, olej, filtry i mechanik.
7. PowiadomieniaSMS, e-mail, raporty dzienne i kolejka wysyłek.
8. KontrolaHistoria, przywracanie danych, użytkownicy i bezpieczeństwo.
9. Pełna listaWszystkie udogodnienia z dokumentu, bez powtórzeń.
Cel systemu
Program ma skrócić obsługę klienta i ograniczyć pomyłki
Największą wartością systemu jest połączenie kalendarza, bazy klientów, dokumentów, komunikacji i kontroli floty. Dzięki temu pracownik nie musi szukać informacji w wielu miejscach, a właściciel ma lepszy podgląd tego, co dzieje się w firmie.
Zero papierkówRezerwacje i dokumenty są prowadzone elektronicznie.
Szybciej przy telefonieKlient, telefon i pojazd są wyszukiwane bez przechodzenia po plikach.
Mniej luk w grafikuSystem podpowiada lepsze dopasowanie pojazdu do terminu.
Pełniejsza kontrolaHistoria, terminy serwisowe, OC i przeglądy są w jednym miejscu.
Najważniejszy ekran
Kalendarz pracy wypożyczalni
Kalendarz pokazuje pojazdy w wierszach i dni miesiąca w kolumnach. Kolory wskazują status rezerwacji, weekendy są wyróżnione, a ważne terminy pojazdów są widoczne przy nazwie auta.
1
2
3
4
1
Lista floty. Każde auto ma własny wiersz, typ, numer rejestracyjny i opcjonalne zdjęcie.
2
Statusy rezerwacji. Kolory pokazują rezerwację wstępną, opłaconą, w trakcie, zakończoną i mechanika.
3
Alerty terminów. Przy aucie widać informację o zbliżającym się OC lub przeglądzie.
4
Wyszukiwarka i akcje. Z jednego miejsca można szukać, filtrować, zapisać PDF lub wysłać raport.
Zaznaczanie zakresu dat
Kliknięcie w kalendarz prowadzi do rezerwacji albo blokady serwisowej.
Pracownik nie musi przechodzić przez oddzielne menu. Wybiera termin bezpośrednio na grafiku i od razu tworzy wpis.
Wolne auta w wybranym terminie
System pokazuje pojazdy dostępne w zaznaczonym zakresie.
To przyspiesza odpowiedź dla klienta, gdy pyta o konkretny termin, typ pojazdu albo liczbę miejsc.
Kolejność pojazdów
Najważniejsze auta można ustawić wyżej na liście.
Właściciel może uporządkować flotę zgodnie z realnym sposobem pracy, popularnością aut lub typami pojazdów.
Obsługa rezerwacji
Szybkie dodawanie rezerwacji i kontrola statusów
Formularz rezerwacji prowadzi pracownika przez wybór pojazdu, terminu, klienta, kierowcy, kosztów, kaucji i uwag. System pilnuje konfliktów oraz pozwala obsłużyć kilka pojazdów w ramach jednej sprawy.
Podpowiedzi klienta
Dane stałych klientów uzupełniają się szybciej.
W czasie wpisywania system podpowiada zapisanych klientów, ich telefon, dokumenty oraz ocenę, co skraca obsługę powracających osób.
Lepsze dopasowanie floty
Program może zasugerować auto, które lepiej wypełnia grafik.
Jeżeli wybrane auto zostawi niewygodną lukę, system pokazuje pojazd, który lepiej pasuje do terminu i pomaga wykorzystać flotę efektywniej.
Wiele pojazdów
Do rezerwacji można dodać drugie i kolejne auto.
Dla każdego dodatkowego pojazdu system tworzy odpowiedni wpis w kalendarzu, z tym samym klientem i terminem.
Statusy procesu
Wstępna, rezerwacja, w trakcie i zrealizowana są widoczne kolorami.
Status można zmieniać ręcznie z kalendarza, a wybrane działania, takie jak zapis dokumentu, mogą zmieniać status automatycznie.
1
2
3
1
Podpowiedź floty. System pokazuje, który pojazd lepiej wypełni wolne miejsce w grafiku.
2
Dodatkowe pojazdy. Można dodać kolejne auto bez ręcznego przepisywania tej samej rezerwacji.
3
Podpowiedź klienta. Widać zapisane dane i ocenę klienta jeszcze przed zakończeniem formularza.
Wyszukiwanie
Rezerwację można znaleźć po kliencie, telefonie, aucie albo dacie
Wypożyczalnia często musi szybko odszukać informację: kto wynajmował auto, jaki był numer telefonu, kiedy była rezerwacja albo którego pojazdu dotyczy sprawa. Wyszukiwarka działa bezpośrednio w kalendarzu i na listach.
1
2
3
1
Pole wyszukiwania. Można wpisać klienta, numer telefonu, pojazd, rejestrację lub rezerwację.
2
Wyniki w kalendarzu. Pasujące rezerwacje są wyróżniane, żeby użytkownik od razu widział właściwy termin.
3
Filtr typu. Lista może być ograniczona do wybranego rodzaju pojazdu.
Szukaj po telefonie
Numer klienta wystarczy do odnalezienia rezerwacji.
To przydatne, gdy klient dzwoni i nie pamięta numeru rezerwacji albo gdy trzeba szybko potwierdzić termin.
Szukaj po dacie
Można odnaleźć rezerwację z konkretnego dnia.
Funkcja pomaga przy sytuacjach po czasie, na przykład gdy przychodzi mandat albo pytanie o dawny wynajem.
Podpowiedzi na listach
System pokazuje pasujące osoby i pojazdy podczas wpisywania.
Dzięki temu użytkownik nie musi pamiętać pełnej nazwy, numeru rejestracyjnego ani dokładnego zapisu danych klienta.
Przejście do właściwego miesiąca
Jeśli wynik jest poza aktualnym widokiem, system może wskazać kolejny miesiąc.
Użytkownik nie musi ręcznie przeklikiwać kalendarza, gdy szukana rezerwacja znajduje się w innym okresie.
Dokumenty i archiwum
PDF-y, e-mail, podpisy i miesięczne plany rezerwacji
Dokumenty są generowane z danych wprowadzonych w systemie. Użytkownik może je otworzyć, zapisać, wydrukować, wysłać e-mailem, podpisać elektronicznie i przechowywać w lokalnym archiwum PDF.
Dokumenty rezerwacji i najmu
Umowy i rezerwacje są dostępne przy konkretnym wynajmie.
Nie trzeba szukać pliku w folderach. System pokazuje dokument, datę zapisu, rozmiar oraz akcje: otwórz, wyślij, usuń.
Wysyłka e-mail
PDF można wysłać klientowi z poziomu aplikacji.
Wysyłka dokumentów ogranicza ręczne pobieranie plików i przepisywanie wiadomości w zewnętrznej poczcie.
Podpis elektroniczny i zdalny
Klient może podpisać dokument na ekranie lub przez link.
To przydatne przy obsłudze zdalnej, z zachowaniem ostrzeżenia, że taka forma wymaga ostrożnej weryfikacji klienta.
Plan rezerwacji PDF
Miesięczny kalendarz może być zapisany jako PDF.
Plan zawiera widok obłożenia floty i tabelę rezerwacji, co pomaga w archiwizacji, kontroli i pracy poza systemem.
1
2
3
1
Lista plików. Dokumenty są przypisane do rezerwacji i opisane typem, datą oraz rozmiarem.
2
Wyślij e-mailem. Dokument można wysłać klientowi bez ręcznego szukania pliku.
3
Porządek w archiwum. Niepotrzebne dokumenty można usunąć zgodnie z uprawnieniami.
Flota i serwis
Pojazdy, OC, przeglądy, usterki i blokady mechanika
System nie kończy się na samej rezerwacji. Każdy pojazd może mieć zdjęcie, dane techniczne, stawkę, kaucję, liczbę miejsc, terminy OC i przeglądu oraz podstawową historię obsługi serwisowej.
1
2
3
4
1
OC i przegląd. Daty są wyróżniane, gdy zbliża się termin działania.
2
Olej i przebieg. Można zapisać datę wymiany, przebieg oraz rodzaj wlanego oleju.
3
Filtry. Checkboxy pokazują, które elementy zostały wymienione.
4
Uwagi serwisowe. Miejsce na usterki, stuki, kontrolki, wycieki i rzeczy do sprawdzenia.
Przypomnienia o terminach
OC i przegląd nie giną w notatkach.
Gdy termin jest blisko, informacja świeci na czerwono przy pojeździe i w edycji pojazdu.
Obsługa oleju i filtrów
Podstawowy serwis auta jest zapisany w kartotece.
Właściciel widzi datę wymiany oleju, przebieg, typ oleju oraz filtry: oleju, powietrza, kabinowy i paliwa.
Mechanik w kalendarzu
Naprawa blokuje pojazd jak normalny wpis.
Blokada serwisowa ma datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, dzięki czemu auto nie zostanie przypadkowo wydane klientowi.
Zdjęcie pojazdu
Auto można rozpoznać wizualnie na liście i w kalendarzu.
Zdjęcia pomagają obsłudze szybciej identyfikować pojazdy, szczególnie przy większej flocie albo podobnych modelach.
Komunikacja
SMS, e-mail, raporty dzienne i kolejka wysyłek
Aplikacja może przypominać o ważnych terminach, wysyłać raporty dzienne i komunikować się z klientem po zmianie statusu. Użytkownik ma kontrolę nad tym, co jest wysyłane i kiedy.
Raport rezerwacji na dziś
Lista aktywnych rezerwacji może trafić na e-mail.
Raport zawiera klienta, telefon, pojazd, rejestrację, termin i status. Na telefonie numer można kliknąć, aby zadzwonić.
SMS po statusach
Wiadomości mogą iść po opłaceniu lub zakończeniu rezerwacji.
Treści można dostosować, a po zakończeniu najmu system może zapytać o wysyłkę prośby o opinię.
Kolejka SMS
Zaplanowane wiadomości są widoczne przed wysłaniem.
Użytkownik może sprawdzić, które SMS-y oczekują na wysyłkę określonego dnia i usunąć wiadomość z kolejki.
Alerty do właściciela
System może przypominać o OC, przeglądach i ważnych terminach.
Powiadomienia pomagają reagować wcześniej, zanim auto stanie się problemem operacyjnym.
1
2
3
1
Dzień raportu. Widać datę, której dotyczy lista rezerwacji.
2
Kontakt. Telefon klienta jest pod ręką, co ułatwia szybkie potwierdzenie szczegółów.
3
Status. Pracownik widzi, czy rezerwacja jest wstępna, opłacona albo w trakcie.
Kontrola i bezpieczeństwo
Historia zmian, przywracanie danych i ustawienia pod firmę
System zapisuje działania użytkowników, pozwala kontrolować usunięte dane i daje narzędzia do dopasowania pracy aplikacji do konkretnej wypożyczalni.
1
2
3
1
Wyszukiwanie w historii. Można sprawdzać klienta, samochód, rejestrację albo typ operacji.
2
Filtry. Historia może być zawężona do konkretnego typu wpisu i działania.
3
Ślad operacji. Widać, co zostało dodane lub zmienione oraz kiedy to się stało.
Historia działań
Właściciel widzi, co działo się w systemie.
Historia pomaga przy kontroli pracy, wyjaśnianiu pomyłek i sprawdzaniu zmian w rezerwacjach, klientach, pojazdach i dokumentach.
Przywracanie danych
Usunięta rezerwacja, pojazd lub klient nie musi znikać bezpowrotnie.
System może sprawdzić konflikty przed przywróceniem rezerwacji, żeby nie nadpisać nowych wpisów w kalendarzu.
Bezpieczne logowanie
Konto użytkownika może mieć hasło i dodatkowy kod SMS.
Użytkownik może zmienić hasło, a firma może włączyć podwójne uwierzytelnianie przy logowaniu.
Dostosowanie systemu
Kolory, dokumenty, statusy i powiadomienia można ustawić pod firmę.
Właściciel decyduje, które automatyczne akcje mają działać, jakie treści wysyłać i jak mają wyglądać dokumenty.
Pełna lista udogodnień
Wszystkie udogodnienia w prostym zestawieniu
Lista zawiera tytuł udogodnienia oraz krótki opis. Bez obrazków, bez wyszukiwania i bez dodatkowego okna szczegółów.
Najlepiej zobaczyć system na realnym przykładzie
Ta strona pokazuje zakres możliwości. Podczas prezentacji na żywo można przejść przez cały proces: telefon klienta, wyszukanie auta, dodanie rezerwacji, dokumenty, wydanie pojazdu, zwrot, opinię i archiwum PDF.